Privacybeleid
Laatst bijgewerkt: 9 maart 2026
1. Algemene bepalingen
Dit Privacybeleid bepaalt de regels voor de verwerking en bescherming van persoonsgegevens van gebruikers van de website www.ultrarent.com (de “Website”) en klanten die gebruikmaken van de diensten van ULTRARENT.
Dit Beleid is opgesteld in overeenstemming met de vereisten van Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (de “AVG”), en de Poolse wet van 10 mei 2018 inzake de bescherming van persoonsgegevens.
Het doel van dit Beleid is het nakomen van de informatieplicht zoals vastgelegd in artikelen 13 en 14 van de AVG en het waarborgen van transparantie bij de verwerking van persoonsgegevens.
2. Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens is:
ULTRARENT Sp. z o.o.
Statutaire zetel: Opatówek
Fiscaal nummer (NIP): 9681003397
E-mail: info@ultrarent.com
Telefoon: +48 888 905 440
De Verwerkingsverantwoordelijke is actief op het gebied van geavanceerd niet-destructief onderzoek (NDT) en biedt uitgebreide kwaliteitscontrolediensten aan de industrie.
Voor vragen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens kunt u contact opnemen met de Verwerkingsverantwoordelijke via:
- e-mail: info@ultrarent.com
- het contactformulier op de Website
- traditionele post naar het adres van de statutaire zetel van het bedrijf
3. Omvang en doel van de verwerking van persoonsgegevens
De Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en op de aangegeven rechtsgronden:
| Doel | Gegevenscategorieën | Rechtsgrond | Bewaartermijn |
|---|
| Afhandeling van vragen en contact | Voornaam, achternaam, e-mail, telefoon, bedrijfsnaam | Gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, onder f, AVG) | Tot de vraag is afgehandeld + 3 jaar |
| Uitvoering van NDT-dienstenovereenkomsten | Identificatiegegevens, contactgegevens, bedrijfsgegevens, fiscaal nummer | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6, lid 1, onder b, AVG) | Duur van de overeenkomst + verjaringstermijn (10 jaar) |
| Uitgifte en bewaring van facturen | Voornaam, achternaam / bedrijfsnaam, adres, fiscaal nummer | Wettelijke verplichting (art. 6, lid 1, onder c, AVG) – belastingregels | 5 jaar vanaf het einde van het jaar waarin de betalingstermijn van de belasting viel |
| Directe marketing van eigen diensten | E-mail, telefoon | Gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, onder f, AVG) | Tot bezwaar wordt gemaakt of toestemming wordt ingetrokken |
| Nieuwsbrief | E-mail, voornaam (optioneel) | Toestemming (art. 6, lid 1, onder a, AVG) | Tot toestemming wordt ingetrokken |
| Vaststelling of verdediging tegen claims | Gegevens die voortvloeien uit de zakelijke relatie | Gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, onder f, AVG) | Verjaringstermijn |
| Website-analyse en statistieken | Technische gegevens (IP-adres, analytische cookies) | Toestemming (art. 6, lid 1, onder a, AVG) | Maximaal 25 maanden |
| Werving en selectie | Voornaam, achternaam, cv, motivatiebrief, contactgegevens | Toestemming (art. 6, lid 1, onder a, AVG) | Tot het einde van de sollicitatieprocedure of intrekking van de toestemming |
Tabel 1: Doeleinden en rechtsgronden voor de verwerking van persoonsgegevens
Nadere toelichting
Het gerechtvaardigd belang van de Verwerkingsverantwoordelijke (art. 6, lid 1, onder f, AVG) omvat:
- het uitvoeren van marketingactiviteiten voor eigen diensten,
- het beantwoorden van vragen en het opbouwen van zakelijke relaties,
- het beveiligen en vaststellen van claims,
- het waarborgen van de beveiliging van IT-systemen,
- het uitvoeren van statistische analyses (in geanonimiseerde vorm).
Uitvoering van een overeenkomst (art. 6, lid 1, onder b, AVG) heeft betrekking op:
- het uitvoeren van bestellingen voor niet-destructief onderzoek (RT, UT, MT, PT, TOFD, PAUT),
- het opstellen van commerciële offertes,
- contact met betrekking tot de dienstverlening.
Wettelijke verplichting (art. 6, lid 1, onder c, AVG) vloeit voort uit:
- belastingregels (Wet op de omzetbelasting, Belastingwetboek),
- boekhoudregels (Boekhoudwet).
Toestemming (art. 6, lid 1, onder a, AVG) vormt de grondslag voor:
- inschrijving voor de nieuwsbrief,
- analytische en marketingcookies,
- verwerking van gegevens bij werving en selectie buiten de reikwijdte van artikel 22¹ van het Poolse Arbeidswetboek.
4. Ontvangers van persoonsgegevens
De Verwerkingsverantwoordelijke kan persoonsgegevens verstrekken aan de volgende categorieën ontvangers:
- Hosting-, IT- en clouddienstverleners – voor zover noodzakelijk om de werking van de Website en IT-systemen te waarborgen;
- Boekhoudkantoor en belastingadviseurs – voor de boekhouding en het nakomen van fiscale verplichtingen;
- Advocatenkantoren – indien noodzakelijk om juridisch advies in te winnen of vorderingen geldend te maken;
- Koeriers- en postbedrijven – voor het leveren van technische documentatie en testrapporten;
- Banken en betaaldienstverleners – voor het verwerken van betalingen;
- Overheidsinstanties – indien wettelijk verplicht (bijv. de Belastingdienst, ZUS, wetshandhavingsinstanties).
Gegevens worden alleen aan deze partijen verstrekt voor zover noodzakelijk om een specifiek doel te bereiken en op basis van passende verwerkersovereenkomsten of wettelijke bepalingen.
De Verwerkingsverantwoordelijke draagt geen persoonsgegevens over aan derde landen (buiten de Europese Economische Ruimte), behalve bij gebruik van tools van in de VS gevestigde partijen die deelnemen aan het Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen toepassen die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie.
5. Rechten van betrokkenen
Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:
- Recht van inzage (art. 15 AVG) – u kunt bevestiging krijgen of wij uw gegevens verwerken en een kopie daarvan ontvangen;
- Recht op rectificatie (art. 16 AVG) – u kunt verzoeken om correctie van onjuiste gegevens of aanvulling van onvolledige gegevens;
- Recht op gegevenswissing (“recht op vergetelheid”) (art. 17 AVG) – u kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens wanneer:
- deze niet langer noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld,
- u de toestemming waarop de verwerking was gebaseerd intrekt,
- u bezwaar maakt tegen de verwerking,
- de gegevens onrechtmatig zijn verwerkt;
- Recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG) – u kunt in bepaalde gevallen verzoeken om beperking van de verwerking (bijv. wanneer u de juistheid van de gegevens betwist);
- Recht op overdraagbaarheid van gegevens (art. 20 AVG) – wanneer de verwerking is gebaseerd op toestemming of een overeenkomst, kunt u uw gegevens in een gestructureerd formaat ontvangen en overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke;
- Recht van bezwaar (art. 21 AVG) – u kunt te allen tijde bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens:
- op gronden die verband houden met uw specifieke situatie – tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang,
- onvoorwaardelijk – tegen verwerking voor directmarketingdoeleinden;
- Recht om toestemming in te trekken – wanneer de verwerking is gebaseerd op toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking;
- Recht om een klacht in te dienen – u kunt een klacht indienen bij de voorzitter van het Bureau voor de Bescherming van Persoonsgegevens (ul. Stawki 2, 00-193 Warschau) als u van mening bent dat de verwerking van uw gegevens de AVG schendt.
Om bovenstaande rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via info@ultrarent.com of schriftelijk naar het adres van de statutaire zetel van het bedrijf.
6. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering
De Verwerkingsverantwoordelijke neemt geen beslissingen op geautomatiseerde wijze, met inbegrip van profilering, die rechtsgevolgen hebben voor betrokkenen of hen op vergelijkbare wijze in aanmerkelijke mate treffen.
Eventuele statistische analyses worden uitsluitend uitgevoerd in geaggregeerde en geanonimiseerde vorm, zonder de mogelijkheid om specifieke personen te identificeren.
7. Beveiliging van persoonsgegevens
De Verwerkingsverantwoordelijke past passende technische en organisatorische maatregelen toe om de beveiliging van verwerkte persoonsgegevens te waarborgen, met name:
- versleuteling van verbindingen (SSL/TLS-protocol),
- beveiliging van servers en IT-systemen (firewalls, antivirussoftware),
- beperking van de toegang tot persoonsgegevens tot bevoegde personen,
- regelmatige back-ups van gegevens,
- procedures voor de afhandeling van beveiligingsincidenten,
- training van medewerkers op het gebied van bescherming van persoonsgegevens.
In geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die een hoog risico kan opleveren voor de rechten of vrijheden van natuurlijke personen, zal de Verwerkingsverantwoordelijke het incident onverwijld (binnen 72 uur) melden aan de toezichthoudende autoriteit en de betrokkenen op de hoogte stellen.
8. Cookies en trackingtechnologieën
De Website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën voor functionele, analytische en marketingdoeleinden.
Gedetailleerde informatie over de gebruikte cookies, hun doeleinden, bewaartermijnen en hoe u ze kunt beheren, vindt u in het afzonderlijke Cookiebeleid op de Website.
Analytische en marketingcookies worden alleen gebruikt nadat de gebruiker hiervoor toestemming heeft gegeven via de cookiebanner.
9. Contactgegevens en vragen
Als u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens of uw rechten wilt uitoefenen, neem dan contact met ons op:
De Verwerkingsverantwoordelijke verplicht zich ertoe binnen één maand na ontvangst op uw verzoek te reageren (overeenkomstig art. 12, lid 3, AVG). In complexe gevallen kan deze termijn met nog eens twee maanden worden verlengd, waarover u wordt geïnformeerd.
10. Wijzigingen in het Privacybeleid
Dit Privacybeleid kan worden bijgewerkt, met name in het geval van:
- wijzigingen in de wetgeving inzake gegevensbescherming,
- wijzigingen in de reikwijdte van de bedrijfsactiviteiten of de wijze van gegevensverwerking,
- de invoering van nieuwe technologieën of diensten,
- de uitgifte van nieuwe richtlijnen door toezichthoudende autoriteiten.
De actuele versie van het Privacybeleid is altijd beschikbaar op de Website via www.ultrarent.com/polityka-prywatnosci
De datum van de laatste update van het Beleid staat aan het begin van het document.
Bij belangrijke wijzigingen zal de Verwerkingsverantwoordelijke gebruikers informeren via een duidelijke kennisgeving op de Website of via andere beschikbare communicatiemiddelen.
11. Slotbepalingen
Voor zaken die niet in dit Privacybeleid zijn geregeld, gelden de bepalingen van de AVG en het Poolse recht, in het bijzonder de wet van 10 mei 2018 inzake de bescherming van persoonsgegevens.
De Verwerkingsverantwoordelijke heeft er alles aan gedaan om ervoor te zorgen dat de informatie in dit Beleid volledig, actueel en begrijpelijk is. Als u vragen of twijfels heeft, neem dan contact met ons op.
Het gebruik van de Website en de diensten van ULTRARENT houdt in dat u dit Privacybeleid heeft gelezen en de daarin uiteengezette beginselen van de verwerking van persoonsgegevens heeft geaccepteerd.